Het juiste CRM-systeem kopen kan als een uitdaging voelen. Er zijn zoveel verschillende aanbieders, met verschillende systemen, functionaliteiten en innovaties. Allemaal claimen ze de beste in de markt zijn en de beste oplossing te bieden voor jouw dagelijkse business.
Ontdekken welke software het beste bij jouw wensen past, vraagt dus wat research. Wat heb je werkelijk nodig? En wie kan jouw organisatie écht van dienst zijn?
Waar moet een goed CRM-systeem aan voldoen?
Voordat we je een aantal vragen voorleggen die jij jezelf wilt stellen om tot een goede oplossing te komen, duiken we eerst in: wat ís een goed CRM-systeem? Natuurlijk zijn er zoveel smaken en oplossingen. Toch zijn er een aantal standaarden waar een goed CRM-systeem wat ons betreft aan moet voldoen.
Misschien een open deur: je wil de basisgegevens van een klant kunnen vastleggen. Zodat je altijd beslagen ten ijs komt als je een afspraak hebt met je klant. Je wilt dit soort gesprekken en informatie op een overzichtelijke manier in het systeem kunnen zetten, bijvoorbeeld in de vorm van een notitie.
Controleer of je alle e-mailcommunicatie kunt vastleggen in het CRM-systeem, zodat je gerichter kunt communiceren. De vraag is dus: heeft het systeem een koppeling met bijvoorbeeld Outlook? Daarbij is een goed CRM-systeem overzichtelijk en makkelijk in gebruik. Test dus door middel van een testversie of online demo of je makkelijk door het hele pakket kunt navigeren.
6 vragen om jezelf te stellen voor de aanschaf van een CRM-systeem:
1. Hebben we echt een CRM-systeem nodig?
Ga bij jezelf te raden waarom je een CRM-systeem wil implementeren. Welk doel heb je voor ogen? Heb je namelijk geen doel, dan is het project gedoemd om te mislukken. Wil je bijvoorbeeld logistieke of financiële bedrijfsprocessen optimaliseren, dan kun jij je beter oriënteren op een ERP-systeem.
Deze vergelijkingstool maakt voor jou inzichtelijk naar wat voor software je op zoek bent.
2. Is mijn organisatie klaar voor de implementatie van een CRM-systeem?
Bestaat jouw bedrijf uit duidelijk afgescheiden silo’s van afdelingen, dan kan dit nadelig zijn voor de implementatie van het CRM-systeem. Deze software vraagt om een heldere strategie, waarbij alle medewerkers klantgericht zijn ingesteld. Het kan dus zijn dat je eerst wil kijken naar je bedrijfscultuur en of medewerkers wel klaar zijn om met een dergelijk systeem te gaan werken.
3. Hoe lopen de processen in mijn organisatie?
Een gouden tip is om eerst een analyse te maken. Hoe lopen de processen op dit moment in jouw bedrijf? Waar lopen zaken momenteel spaak? Welke klantgegevens zijn wel en niet makkelijk te raadplegen? Wat weet je over de huidige klanttevredenheid?
Door precies te weten hoe de processen in jouw bedrijf lopen, kun je de behoefte van de organisatie op het gebied van een CRM-systeem beter in kaart brengen. En weet je meteen welke processen je straks met je gloednieuwe CRM-systeem wil aanpassen.
Dit zijn de meest gebruikte CRM-oplossingen in Nederland:
4. Welke functies passen er bij deze processen en wil ik graag hebben?
De meest gangbare modules die je in CRM-software tegenkomt? Klantenbeheer, communicatie, verkoop, projectmanagement, human resources, marketing, klantenservice, orderafwikkeling, business intelligence en rapportages.
Wat is voor jouw organisatie absoluut noodzakelijk en wat onnodig? Zet dat op een rij om er zeker van te zijn dat je niet onnodig betaald voor functies die je nauwelijks gebruikt. Op eenzelfde manier kun je kijken naar extra’s zoals een mobile app of speciale interfaces.
Lees ook: Dit zijn de beste CRM-pakketten voor het MKB in 2020
5. Welke koppelingen moeten er worden gemaakt?
Met welke programma’s werk je nu en wil je graag koppelen aan je CRM-systeem? Je zult ontdekken dat niet iedere tool te koppelen is. Het is dus belangrijk om op zoek te gaan naar een partij die dit zoveel mogelijk voor je op kan lossen. Denk bijvoorbeeld aan een integratie met Mailchimp voor nieuwsbrieven of Outlook voor het verwerken van e-mails.
6. Wat willen we misschien in de toekomst nog met het CRM doen?
Als bedrijf ben je altijd in beweging. De vraag is dan ook: als je groeit als organisatie, groeit de software dan met je mee? Kun je makkelijk het aantal functionaliteiten uitbreiden? Welke mogelijkheden wil je wellicht in de toekomst toevoegen aan je CRM-systeem?
Houd hier rekening mee bij het kiezen van een oplossing en kijk direct ook naar de kosten. Niets zo vervelend als een geïmplementeerde oplossing die onbetaalbaar wordt zodra je organisatie groeit.
Zelf het beste CRM-systeem kiezen voor jouw onderneming? Check onze vergelijkingstool hier »
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl